はじめに

近年、紙の社内報からWeb社内報へ切り替える企業が増えています。Web社内報は少ないコストで多くの情報を届けられるだけなく、従業員からのフィードバックが受けられるなど、紙の社内報では実現できないことも可能です。

本記事では、Web社内報を作るメリットやデメリットのほか、Web社内報作成ツールの選び方など、Web社内報を導入するための方法を幅広くご紹介します。最後にはWeb社内報導入の成功事例も記載していますので、自社の参考にしてください。

Web社内報の中でも最近では社内のさまざまな情報を一元管理させた「社内ポータルサイト」を構築するケースが多くなっています。セガサミーホールディングス様の従業員の80%以上が毎日訪れるようになった社内ポータルサイトの成功の秘訣をまとめた事例資料がございますので、気になる方はぜひご覧ください。
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Web社内報とは

Web社内報とは、Webで発信する社内報のことです。社内報は、経営理念やビジョンを従業員全員で共有するために発行されるもので、これまでは紙で作られることが一般的でした。

しかし現在ではコストや情報伝達のスピードから、Web社内報に切り替える企業も増えています。ウィズワークスの「社内報白書2023」によると、社内報をWebで発信している企業は、印刷で発信している企業と同数です。従業員の多い企業ほど、イントラによるWeb社内報を利用する傾向にあります。

Web社内報と紙の大きな違いは、作成や印刷、配布といったコストを減らせることです。それだけでなく、閲覧率などを分析して、読まれる社内報にしていくことも可能です。

Web社内報が普及している背景

Web社内報が普及している背景には、DXとリモートワークが挙げられます。

DXとは、ITなどによって業務に改革を起こし、競争力の高い企業になることを言います。DXの一環として多くの企業が取り入れているのが「ペーパーレス化」です。

ペーパーレス化はDXの施策の中でも取り組みやすく、総務省の「令和2年情報通信白書」では、42.4％の企業がペーパーレス化を実施していると答えています。社内報をWebにしてペーパーレス化を推進し、ESG経営を目指す企業も多いようです。

また、新型コロナウイルス感染症によって一般的となったリモートもワークも、Web社内報が普及した要因です。テレワークによって生産性は上がりましたが、内部コミュニケーションの不足や紙の書類のやり取りができないといった問題が起きるようになりました。Web社内報であれば、どこにいても閲覧が可能な上、作成者と従業員の間でコミュニケーションをとることもできます。

このように「働き方や市場の変化」に合っていることから、Web社内報が広がりを見せています。

Web社内報を作る主な目的

Web社内報は経営側からの連絡のように思えますが、実際には従業員が企業に愛着を持てるように発行されており、従業員が「働きたい」と思えるような企業価値の創出にも役立っています。ここからは、Web社内報を作る主な目的をご紹介します。

経営理念やビジョンの浸透

Web社内報は、経営理念やビジョンの浸透に役立ちます。Web社内報で定期的に理念やビジョンを共有すれば、従業員にそれらが浸透し、一体となって目的の業務を遂行できるようになります。

特に入社して間もない新入社員の教育や、異動が多く社風を浸透させにくい企業では積極的に取り入れると良いでしょう。

自社製品・サービスへの愛着向上

Web社内報を発行することで、自社製品やサービスに愛着を持つこともできます。Web社内報には、製品やサービスを作成した際の背景や、顧客からの感想や意見なども掲載されます。自分が関わった製品やサービスの裏側を知ったり顧客の声を聞いたりすることで、自社の製品・サービスに愛着と誇りを持って仕事ができます。

コミュニケーションの活性化

Web社内報は、コミュニケーションの活性化も可能です。Web社内報には各記事にコメントを受付ける機能があり、従業員からも企業側に意見を伝えられます。

またコメント欄は企業側だけでなく、従業員同士の交流も可能です。お互いに意見交換をすることでコミュニケーションが深まり、組織全体のチームワークも向上します。アンケートやリアクション機能を活用することで「従業員が参加できる社内報」になり、より良い社内報の作成や組織運営に役立てることもできます。

従業員のモチベーションの向上

Web社内報は、従業員のモチベーション向上にも効果が期待できます。Web社内報で従業員の成果を報告したり、表彰された際の様子を掲載したりすることで、他の従業員に「成果を出せば企業がそれに応えてくれる」と示せます。結果、従業員のモチベーション向上につながります。

また「成果を出せば称賛される」という風土は、企業への愛着にもなります。従業員が企業のために力を尽くしてくれるようになり、離職率を低下させるのにも効果的です。

Web社内報を作る6つのメリット

Web社内報は、紙にはないWebならではのメリットが多くあります。スピーディなだけでなく、分析などの幅広い機能を利用して、より多くの従業員に読まれる社内報にすることも可能です。ここではWeb社内報を作るメリットを6つ、ご紹介します。

1．スピーディでリアルタイムな情報共有が可能

Web社内報は、リアルタイムで情報共有ができることが大きなメリットです。

紙の社内報の場合、掲載する記事を決めて執筆し、印刷・製本・配布を経て、従業員の手元に届けられるため、その間に情報が古くなるなどの課題がありました。

Web社内報は、ブログを書くような感覚で記事の執筆・発信が可能です。執筆をした日に従業員が情報を閲覧することも可能で、タイムラグがほぼ発生しません。そのため、新商品やサービスの発売日、開始日にそれらの情報を掲載するなど、常に最新の情報を共有できます。

2．効果測定がしやすい

Web社内報では、効果測定ができます。紙の社内報は基本的に配布したら終了という場合が多く、社内報を読んでいる人数や、従業員の興味関心などを知ることはできません。

しかしWeb社内報であれば、閲覧数や閲覧者数などを知ることができます。そこから従業員の関心が高いコンテンツ、低いコンテンツなどを精査し、より読んでもらうための対策などを講じることが可能です。良質なコンテンツを生み出せれば、Web社内報の閲覧数が上がり、より従業員に企業のビジョンを理解してもらえるようになるはずです。

3．動画や音声などコンテンツの幅が広がる

動画や音声といった紙ではできないコンテンツが作れることも、Web社内報の魅力です。特に動画での社内報は、文字よりも多くの情報を正確に伝えられることから、導入している企業も増えています。またラジオで社内報を発信する企業もあるようです。

動画作成にはスキルが必要ですが、紙の社内報を作るよりも工数がかからず、また社内報以外の教育などに利用できる汎用性もあります。特に現代人は活字離れが進んでいるとされているため、動画や音声を利用したWeb社内報は、若い世代にも馴染みやすいでしょう。

4．コスト削減・ペーパーレス化できる

Web社内報は、コスト削減やペーパーレス化にもつながります。データとして一元管理ができるため、紙や印刷・製本代だけでなく、管理のコストも削減可能です。特に従業員が多く、社内報の枚数が膨大な企業にとっては、Web社内報にすることで大きなコスト削減につながるでしょう。

またデータとなることによって、過去の社内報が探しやすくなり、保管場所も不要となります。

5．情報のボリュームに制限がなく加筆修正しやすい

Web社内報は、文字数に制限がなく、あとからの加筆修正も可能です。

紙の場合、紙面に掲載できる文字数や画像などに限りがあります。また、一度発行してしまえば加筆修正はできません。しかし、Web社内報であれば、文字数を気にする必要はありませんし、間違いや変更・追加があった場合もすぐに修正できます。

6．閲覧の自由度が高いため閲覧率・読了率が向上する

Web社内報はWeb上にあるため、スマートフォンやパソコン、タブレットなどのデバイスさえあれば、いつでもどこでも社内報を読むことが可能です。そのため、閲覧率や読了率の向上が期待できます。

またWeb社内報では、閲覧者の興味関心に合わせた記事を出したり、よく読まれている記事をランキングにしたりといったことが可能です。こうした機能を利用して、閲覧率や読了率を上げていきましょう。

近年ではリモートワークが広く普及しました。いつでもどこでも読めるWeb社内報は、こうした時代に合ったものだと言えるでしょう。

Web社内報を作る5つのデメリット

Web社内報は、スピード感や高い自由度などのメリットがある反面、Webだからこそのデメリットも存在します。事前に対策を考え、場合によってはWeb社内報の導入をやめる道も検討しましょう。ここからは、Web社内報のデメリットを5つ、ご紹介します。

1．閲覧環境とWebの知識が必要

Web社内報は、閲覧環境がなければ閲覧できません。閲覧にはパソコンやスマートフォン、タブレットなどの機器を準備する他、ネットワーク環境も整える必要があります。機器を所有していない従業員への情報発信の方法や閲覧を制限したネットワーク構築について、考えなければなりません。

またWeb社内報を作るには、Webの知識が必要です。ただ近年ではブログ感覚で利用できるツールもあり、そこまで高度な専門的知識は必要ありません。画像の挿入や見出しの付け方、構成など、ある程度勉強すれば利用できるツールも多くあります。

2．ランニングコストがかかる

Web社内報を作成する場合、ランニングコストがかかる場合があります。自社で独自のシステム開発を行う場合、導入時にはシステム開発やサーバー代がかかるほか、セキュリティ対策やメンテナンス費用などが定期的に必要となります。

外部ツールを利用する場合には、これらがすべてパッケージとなっている場合がほとんどです。しかし初期費用に60万円～120万円、月額で5万円～10万円ほどの費用がかかります。場合によっては紙の社内報よりコストがかかる場合もあるため、十分な検討が必要です。

3．外部共有の制約がある

Web社内報は、外部共有が非常に難しいです。紙であれば必要に応じて外部の人間に読んでもらうことができましたが、Web社内報はセキュリティの観点からアクセス制限を設けるため、従業員しか閲覧できない場合が多いです。仮に外部の人間に共有するなら、紙に印刷するなどの手間がかかります。

4．紙媒体より流し読みや飛ばし読みをされやすい

Web社内報は、流し読みや飛ばし読みをされやすいこともデメリットです。Webはもともとユーザー主体のツールであり、閲覧者は自分が欲しい情報だけを探し出す傾向にあります。要所だけかいつまんで、あとは流し読みや飛ばし読みをすることが多いため、紙と比べると長文は読まれにくいです。

Web社内報では長い文章を書くよりも、文章は端的にして画像や動画などで「見る」ことを意識したものにすると良いでしょう。

5．担当者の負担が増えることも

Web社内報はスピード感のある発信ができることが魅力です。しかしスピード感ある発信が可能だからこそ、更新頻度も高くなければ閲覧率が下がってしまいます。

また動画や音声など、紙媒体よりも表現の自由度が上がったために、担当者の社内報にかかる業務量も増える傾向にあります。制作のルールを設けるなどして、担当者に負担がかかりすぎないよう注意が必要です。

Web社内報の種類

Web社内報には「Web社内報特化型」と「社内ポータル型」という2つの種類があります。ここでは、この2種類について詳しくご紹介します。

Web社内報特化型

Web社内報特化型は、Web社内報を発行するのに特化したシステムです。基本的にWeb社内報の発行に必要な機能のみが搭載されており、それ以外の機能はカットされています。

直感的な操作で投稿ができるようにされたものが多いので、専門知識がない人でも簡単に利用できます。スピーディな情報発信が可能な上、機能も限定されているため導入コストも低めです。

社内ポータル型

社内ポータル型は、Web社内報だけでなく社内ポータルを作成するタイプのシステムです。勤怠管理やマニュアル、社内SNSなどの機能も搭載されており、社内の情報を一元管理できます。

Web社内報特化型に比べて管理は複雑になりますが、Web社内報の発行と共に、社内のコミュニケーション向上や情報の一元管理化を考えている企業に適しています。

社内ポータルについてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
⇒社員が使いたい社内ポータルサイトとは？事例で学ぶ成功の秘訣

Web社内報ツールを選ぶ8つのポイント

現在はCMSなども含め、Web社内報を作れるツールは豊富にあります。使い勝手や機能、コストなど、複数の項目を吟味して、自社にあったものを選ぶことが大切です。ここからはWeb社内報作成ツールを選ぶ際の8つのポイントをご紹介します。

1．使いやすさ

Web社内報作成ツールを選ぶ場合、使いやすさは重視したいポイントです。Web社内報作成ツールは幅広い従業員が利用するため、誰でも使えることが大切になります。使いにくいツールは社内報の作成に時間がかかるため、担当者のストレスになる可能性があります。

操作性に問題はないか、直感的に分かるUIかなどを基準に使い勝手の良いツールを選びましょう。ツールの中には無料トライアル期間が設けられているものもあるので、使い勝手を試してみるのも良いでしょう。実際に使う従業員にも利用してもらい、感想をもらうことも重要です。

2．機能

Web社内報作成ツールでは、機能も重要です。自社の目的を達成するために必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。特に下記の5つは基本としてほしい機能です。

コンテンツ作成・編集機能

コンテンツ作成・編集機能は、Web社内報ツールにおいて基本となる機能です。記事を執筆したり、画像や動画、音声などを挿入したりできます。

コメント機能

コメント機能は、読者が記事に対してコメントできる機能です。コメント機能があると、従業員同士のコミュニケーションにも役立ちます。

アクセス制御機能

アクセス制限機能は、外部からのアクセスを制限する機能です。アクセス制限を設けることによって、閲覧させたい人にのみ、情報を提供できます。

基本的に外部アクセスを制限する形になりますが、中には事業部単位でアクセス制限をかけられる場合もあります。これを利用すると、特定のコンテンツを特定の部署に見せるなど、コンテンツの出し分けが可能です。

アナリティクス機能

アナリティクス機能は、記事の閲覧数や滞在時間などを調べられる機能です。アナリティクス機能を利用して読者の行動を分析し、改善していけば、より読まれる社内報を作れます。自社が求める情報を提供してくれるものを選びましょう。

通知機能

通知機能は新規記事の投稿や情報の更新を行った際に、メールなどで読者に通知を送る機能です。通知を送ることで、読者に記事の閲覧を促せます。

3．費用体系

Web社内報作成ツールを選ぶ際には、費用体系も確認しましょう。Web社内報作成ツールは、初期費用と月額使用料がかかるものが一般的です。ただ金額はベンダーによって差があり、利用者数や搭載されている機能、ストレージによって変わってきます。月額１万円以下で利用できるものもあれば、5万円程度するものなどさまざまです。一般的に大企業向けのものほど月額使用料が高くなる傾向にあります。

また初期費用と月額使用料のバランスも、ツールによって違います。例えば、シフトのCMSである「SITEMANAGE」は、初期費用がかかりますが、買い切りのため月額使用料はかかりません。このように初期費用がかかっても月額使用料は無料、もしくは安いというものもあれば、逆に初期費用が安く、月額使用料が高いものもあります。自社で問題なく賄える費用体系かを確認しましょう。

4．セキュリティ

Web社内報では、社内の機密情報を扱う場合もあります。セキュリティは特に重視して選びましょう。

アクセス制限機能の有無はもちろん、セキュリティポリシーの設定やデータ暗号化など、セキュリティに配慮したツールやベンダーであるかを確認します。現在は第三者機関が審査を行うセキュリティ認証などもありますので、ベンダーがこれらを有しているかを調べることで、セキュリティに配慮したツールなのかが分かります。

5．デザインの自由度

デザインの自由度も、Web社内報作成ツールを選ぶ際に気を付けておきたい点です。特に社内ポータル型を選択した場合には、ある程度のデザインの自由度があった方が良いでしょう。社内ポータル型の場合、さまざまな情報を扱うことになるため、同じデザインばかりだと必要な情報を探しにくくなります。

情報のジャンルが分かるようにデザインを分けることで、従業員にとって閲覧しやすい社内報になります。

6．マルチデバイス対応

現在はパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスを利用して情報を閲覧する人が増えています。そのため、マルチデバイスに対応できる機能があると便利です。

マルチデバイスに対応してれば、外出先や現場などでもWeb社内報が閲覧できます。リモートワークにも対応可能です。

7．多言語対応

外国人の従業員がいる場合や、これから雇用する予定がある場合には、多言語に対応したツールを選ぶと良いでしょう。日本語が読めない従業員にとって、日本語の社内報しかない企業は「自分を受け入れていない」と感じられてしまい、仕事のモチベーションが低下してしまいます。

多言語に翻訳できるツールを利用すれば、こうした情報格差がなくなります。また海外に支店がある企業でも、多言語対応を活用することによって、全社で同じ情報を共有することが可能です。

8．サポート内容

Web社内報作成ツールは、ベンダーのサポート体制も重要です。アップデートの内容や問い合わせの対応など、サポートの質やスピードを確認しましょう。

特に、トラブルが起きた場合の対応は注目したい点です。迅速で丁寧な対応を継続的に行ってくれるか、しっかり見極めましょう。

Web社内報を作成する際の4つのポイント

Web社内報を作れる環境が整ったら、あとは社内報を作成して発信します。ただし、従業員に読んでもらえるWeb社内報にするには、いくつかのポイントがあります。ここではWeb社内報を作成する際のポイントを、4つご紹介します。

1．掲載するテーマと目的を明確にする

Web社内報を作る際には、掲載するテーマと目的を明確にしましょう。テーマと目的が明確になっていないと、まとまりのない内容になり、従業員に情報が届かなくなってしまいます。

目的が違えば、記事の内容や構成、運用が変わります。情報共有をしたいのか、従業員と企業の繋がりを強めたいのか、従業員同士のコミュニケーションを活発にしたいのか。まずはテーマと目的を明確にし、それに沿ったコンテンツの中身を決めていきましょう。

2．人気コンテンツを盛り込む

読まれるWeb社内報にするには、人気コンテンツを盛り込みましょう。仕事に役立つ情報や社員紹介インタビューなど、従業員の興味を惹くコンテンツがあることで、エンゲージメントやモチベーションの向上に役立ちます。

Web社内報は、読者行動を分析できることが強みです。閲覧数や読了率などを分析して、人気のあったコンテンツを中心に作成しましょう。定期的に新企画を考案し、その反応を見ながら運営するのも良いでしょう。

また更新頻度を上げて、Web社内報を従業員の「日常」とすることで親しみを持ってもらう方法もあります。

3．画像や動画などを積極的に活用する

Web社内報では、画像や動画が活用できます。近年は動画コンテンツが一般的となっていることもあり、文章より伝わりやすい動画をメインとした社内報も増えています。

先述したように動画は汎用性が高く、紙の社内報よりコストが低くなる傾向にあります。また画像や動画の方が印象にも残りやすく、伝達率が高いとされています。積極的に活用することで、見てもらえる社内報にできるでしょう。

4．どんな人が読んでもわかるような書き方を意識する

「誰が読んでも理解できる」ことは、Web社内報において非常に重要です。どの地域の、どんな部署の人間が読んでも分かるように作成することが大切です。

同じ製品・サービスでも、東京と地方では違う理由で売れていたり、日本では通じても海外では理解されなかったりと、文化や風習が違うことは多々あります。場合によっては注釈を入れるなどして、誰が読んでも理解できる社内報にしましょう。

社内ポータル型なら社内の情報を一元管理

先述したようにWeb社内報には、Web社内報特化型と社内ポータル型の2種類があります。このうち社内ポータル型は、社内報以外にもグループウェアやスケジュール管理、社内wikiなどの社内情報を一元管理することが可能です。社内情報を一元管理することで、情報共有がよりスムーズになり、生産性がアップするなどのメリットがあります。

シフトのパッケージCMS「SITEMANAGE」では、社内ポータルサイトの作成ができます。シフトはシステム開発ができるため、欲しい機能を追加するなどのカスタマイズが容易な上、外部サービスとの連携も可能です。料金体系は初期費用のみでサービス利用に関するランニングコストはかかりません。アカウント数が増えても費用は一律なので、多くの従業員が利用される企業様はよりお得になります。

ここではそんなSITEMANAGEで構築した社内ポータルサイトの事例をご紹介させていただきます。

社内ポータル成功事例　セガサミーホールディングス株式会社

2018年にグループ会社の本拠を1か所にまとめたセガサミーホールディングスさま。しかしポータルサイトはグループ会社別になっており、情報伝達に手間がかかっていました。そこで、共通情報の伝達やコミュニケーション活性化を目的に、全グループ共通のポータルサイトをSITEMANAGEで構築することにしました。

SITEMANAGEを選んだのは、操作が容易であることや分析がしっかりできるツールだったため。結果、社内の情報浸透のスピードが各段に速くなり、コンテンツも充実しました。今後はより情報を見つけやすくするために、外部ツールとの連携なども考えているそうです。

事例の詳しい内容はこちらの記事で紹介しています。
グループ共通の社内ポータルサイト構築で従業員が毎日訪れる必要不可欠なサイトに

この事例で成功した秘訣をまとめた資料もございます。
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まとめ

Web社内報は、コスト面や情報伝達率などで紙の社内報より有利です。Web社内報が浸透すれば、従業員の企業へのエンゲージメントが上昇し、仕事へのモチベーション向上も期待できます。一方でしっかりした分析やコンテンツ作りのノウハウが求められるため、ツールの選定やコンテンツの決定は慎重に行う必要があります。さまざまなツールを比較して、自社の目的を達成できるツールを選びましょう。