サイトをリニューアルする際には、最初に「要件定義」を行います。

「要件定義とは具体的に何をすれば良いのか？」「成功するための要件定義とは？」など、要件定義の作成について疑問を持つ方も多いと思います。要件定義は、サイトリニューアルにおける成功の鍵となるもので、的確な要件定義ができないと、サイトリニューアルは成功しないと言っても過言ではありません。

本記事では要件定義の進め方と作成方法についてご紹介します。最後には的確な要件定義を行うポイントもご紹介していますので、ぜひご覧ください。

制作会社に依頼を考えている方は、RFP（提案依頼書）を作成すると制作会社からより最適な提案を引き出すことができます。シフトでは、RFPを初めて作成する方に向けて、そのまま使用できるテンプレートを下記より配布しております。ぜひご活用ください。
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サイトリニューアルの「要件定義」とは

サイトリニューアルにおける要件定義とは、リニューアルするサイトの要件を具体的に決めていく作業です。

要件にはリニューアルの目的や実装する機能のほか、セキュリティやスケジュール、予算なども含まれます。要件定義はサイトリニューアルの最初に行う作業であり、サイトの方向性を決める重要な要素であるため、具体的、かつ明確にしておくことが大切です。

特に「ターゲット」「サイトの内容」「ユーザー体験」は、要件定義で必ず決めておきたい項目です。これらに着目して、要件定義を進めましょう。

役割

要件定義の役割は、発注者側と制作会社側で認識を統一して、制作を円滑に進めることです。

サイト制作やリニューアルは、発注者側と制作会社間でイメージが統一されていることが非常に大切です。認識の齟齬を解消しないままリニューアルを進めてしまうと、発注者のイメージと違うサイトになる、リニューアルの目的を達成できないなどの問題が発生する可能性があります。

再制作や多くの修正が必要になれば余計なコストや時間がかかり、予算内に収まらない、公開予定日に公開できないといったことにもなりかねません。こうした事態を防ぐためには、曖昧な状態でサイトリニューアルを進めるのではなく、しっかりと要件定義を行って、発注者側と制作会社の認識を一致させることが重要です。

要件定義では、制作会社とのヒアリングを通じて機能や仕様がブレないようになることはもちろん、相談しているうちに自社では気付かなかった新しい課題が発見できることもあります。

要件定義書とRFPの違い

サイト制作やリニューアルにあたっては「要件定義書」と「RFP」の2つがよく出てきます。要件定義書とRFPの大きな違いは「役割」と「作成者」です。

要件定義書とは

要件定義書とは、要件定義で決定した内容をまとめたものです。リニューアルの目的や必要な機能などの目に見える要件のほか、セキュリティや性能、リニューアル後の運用方法など見えない部分の要件も細かく記載されます。

要件定義書を作成することで、発注者側と制作会社の齟齬をなくして制作をスムーズに進められます。また、発注者側と制作会社の担当範囲や品質基準が明確になるメリットもあります。

発注者、制作会社の双方が閲覧するため、専門用語は使用されず、わかりやすい言葉で記載されていることが一般的です。

サイト制作やリニューアルを依頼する場合、要件定義書は制作会社が作成します。制作会社の営業担当者が、発注者側の課題や機能要件などを聞き出し、具体的な形にしていきます。作成は制作会社が行いますが、適切な要件定義書を作成するには、発注者の協力が必要不可欠です。

制作会社に丸投げするのではなく、発注者側もヒアリングに積極的に参加し、発注者と制作会社で共に作っていくという意識が大切です。

RFPとは

RFPとは「Request for Proposal」の略で、日本語に訳すと「提案依頼書」という意味になります。制作会社に制作したいサイトの情報を提示し、提案を依頼するものです。

RFPには、サイト制作やリニューアルの目的、必要な機能、数値目標、運用や保守管理の内容などが記載されます。制作会社は記載された内容に合致する提案を発注者に行い、発注者側は提案された内容を比較して依頼する制作会社を選定します。同じ条件で複数の制作会社からの提案を比較できる、自社内での課題を冷静に導き出せるなどのメリットがあります。

RFPを作成するのは、発注者側です。制作会社を探す段階で作成されるもので、作成に制作会社はかかわりません。ただ、RFPを受け取った制作会社から質問を受けることがあるため、質問に回答してRFPを提出しているそのほかの制作会社にも共有する必要があります。   

なお、RFPと似たものにRFI（Request for Information）があります。RFIは「情報提供依頼書」と訳され、企業のより詳しい情報を求めるものです。RFIへの返答でRFPを提示する企業を決めて提案を受ける、最終的に選定した企業と相談して要件定義書を作成するという流れが一般的です。

要件定義書とRFPの違い

	意味	役割	作成者
要件定義書	リニューアル目的や機能、運用方法な要件定義にて決まったことをまとめたもの	発注者側と制作会社の認識の一致	制作会社
RFP	提案依頼書。制作会社に提案をしてもらうために制作したいサイト情報を掲載したもの	自社のニーズに合致した提案を受け、同じ条件で確定案を比較できる	発注者

RFPについてさらに詳しく知りたい方は下記記事よりご覧ください。
RFP（提案依頼書）とは？資料の構成や書き方、注意点を解説！

サイトリニューアルの要件定義の手順

サイトリニューアルで要件定義を行うには、まず現状と課題を把握して整理する必要があります。その上でリニューアルの内容を決め、RFPで制作会社を決定し、社内で合意を得てから要件定義書を作成します。ここでは、サイトリニューアル時の要件定義の手順を詳しくご紹介します。

1. 現状の把握と課題の明確化

まずは現状を把握し、サイトの課題を明確にしましょう。サイトリニューアルは、サイトが抱える課題を解決するためのものです。現状把握と課題の明確化ができていないと、軸が定まらないままサイトリニューアルを進めることになってしまいます。

正確に現状を把握し課題を明確にすることは、担当部署だけでは不可能です。他部署にサイトの使い心地を聞いたり、ユーザーにアンケートやヒアリングを行ったりして、第三者からの意見を取り入れることが大切です。第三者から意見をもらうことで、担当部署だけでは気付けない課題に気付けるでしょう。

またGoogle Analyticsなどのサイト分析ツールを利用している場合には、アクセス状況や流入経路、ユーザーのサイト内での行動を分析して、サイトの問題点を探りましょう。

トレンドも把握しておくことで、現在のサイトに足りないものが見えやすくなります。目の前のサイトの課題だけではなく「企業としてなりたい姿」をイメージし、サイトをその手段とするという意識で考えると良いでしょう。加えてリニューアル後の運用体制も明確にしておくと、運用を考慮した要件定義ができます。

2. 課題解決のための改修が必要なページを整理する

次にリニューアルが必要なページを整理します。課題を抱えているページをピックアップして、課題の原因や解決策などの仮説を立てていきましょう。仮説を立てておくことで、リニューアル後の効果測定がしやすくなります。

たとえば、アクセス数が多いページでありながらコンバージョン率が低い場合には、コンバージョンまでの導線に問題がある可能性があります。この場合「コンバージョンエリアの位置を見直す」や「コンバージョンのハードルを下げる」などの施策が考えられます。

これらの施策を実行して効果が出れば、リニューアルは成功と言えるでしょう。もし効果が出なかった場合は、別の仮説を立てる必要があります。

なお、課題が複数ある場合は、優先順位を決めましょう。予算の問題ですべての課題に対応できない場合には、優先度の高いものから解決していきます。同時にカテゴリ分けもしておくと、問題が起こりやすい部分も見えてきます。

3. リニューアルの内容を決める

リニューアルが必要なページをピックアップしたら、リニューアルの内容を決めます。先述した課題解決のために必要な機能やコンテンツなどを具体化していきましょう。

たとえば、会員登録が少ないという問題点を抱えており、会員登録のハードルを下げる施策を考えた場合「入力項目をメールアドレスのみにする」や「コンテンツの限定公開」といったリニューアル内容が考えられます。課題解決の施策から、実際のリニューアル内容を決めていきましょう。

なお、リニューアル内容を決める際は、ターゲットを明確にすることが重要です。ターゲットが明確になっていると、ターゲットの行動を予測しやすくなり、具体的なアイディアが提案しやすくなります。

4. RFPを作成する

リニューアル内容が決まったら、RFPを作成します。基本的には下記の項目を記載すると良いでしょう。

• サイトリニューアルの概要（自社の基本情報、リニューアルの目的、サイトの課題、予算、スケジュール、リニューアル後の運用体制など）
• 提案依頼内容（依頼概要、必要な機能や性能、数値目標、プロジェクト体制、ターゲット、インフラ要件など）
• 選考情報（選考スケジュール、必要な書類、評価基準、問い合わせ先など）

RFPは先述したように、複数の制作会社から同じ要件で提案を受けられるため、比較しやすいことがメリットです。よりニーズに合致する提案を受けるために、わかりやすく具体的な情報提示を心がけましょう。

たとえば、言葉で説明しにくい箇所は画像を用いて説明する、必要な資料があれば添付するなどの配慮があると、制作会社は理解がしやすいでしょう。特にリニューアルでは現行サイトがもととなるため、現行サイトの資料があれば、より良い提案を受けやすくなります。

そのまま使えるRFPテンプレートも用意がございますので、下記よりぜひご活用ください。
そのまま使える！Webサイト構築のためのRFPテンプレート

5. 社内の合意形成

RFPを作成したら、社内での合意形成を行います。リニューアルのプレゼンテーションを行って、リニューアルの目的や内容、予算などを共有しましょう。

社内の合意形成を行う理由は、関係者が当事者意識を持つためです。関係者が「対岸の火事」という意識では一丸となってサイトリニューアルに取り組めません。同じ熱量を持ってサイトリニューアルが行えるよう、関係者内での合意を取り付け、資料や議事録などは共有できる環境を整えておきましょう。

また合意形成には、サイトリニューアルをスムーズに進める目的もあります。
よくあるトラブルが、担当者レベルでリニューアルを進めていたら、経営陣や他部署からの指摘で内容が変更になることです。途中で内容変更が起こるとスケジュールやコストに大きな影響が出るため、制作前の段階で経営陣や他部署にも納得してもらうことが重要です。

関係者はもちろん、経営陣や他部署にもリニューアルの目的やメリット、コスト、リスクなどを説明して、事前に合意を取り付けておきましょう。中にはワークショップを行って、課題や仮説を経営陣や他部署と一緒に探す企業もあるようです。

6. 制作会社を比較

社内の合意形成ができたら、候補である制作会社にRFPを提出し、提案をもらいます。制作会社からの提案を社内で検討して、実際に依頼する制作会社を選びましょう。

比較を行う際には、評価の軸と優先順位を決め、ポイント制で評価すると客観的な評価ができます。もし担当者との相性やコミュニケーション能力を評価対象に含める場合は、各社の担当者にプレゼンテーションしてもらう方法もあります。

場合によっては制作会社と内容の調整が必要な場合もありますが、その際には担当者とすり合わせを行いましょう。自社のニーズに最も合致した制作会社と契約を結びます。

制作会社の選び方やコンペでの注意点など詳しく知りたい方は、下記記事よりご覧ください。
失敗しない！ホームページ制作会社の選び方

7. 要件定義書を作成

制作会社が決定したら、要件定義書を作成します。先述したように、要件定義書は発注者側と制作会社の認識を一致させるためのものです。自社の要求が要件定義書に確実に落とし込まれていることを確認しましょう。関係部署にヒアリングを行って、要件の重要度も整理しておきます。

要件定義書は関係者が共有できることが望ましいため、かかわる人材が多い場合は共有機能が充実したツールを利用すると良いでしょう。

サイトリニューアルの要件定義で決めておくこと

サイトリニューアルで的確な要件定義書を作成するには、発注者側が詳細な情報を提供することが大切です。ここからはサイトリニューアルの要件定義で決めておくことをご紹介します。

サイトリニューアルのコンセプト

まずはサイトリニューアルのコンセプトを明確にしましょう。コンセプトが明確になっていないと課題を見失ってしまい、サイトの方向性が定まりません。制作会社にコンセプトを漏れなく伝えられるよう、コンセプトを設定して明文化しましょう。

コンセプトの中でも特に明確にしておきたいのは、サイトリニューアルの背景、目的、目標、リニューアルの施策です。

1. リニューアル背景

リニューアル背景とは、サイトリニューアルを行う理由やサイトの抱える課題です。
サイトの課題や背景を制作会社と共有することにより、より発注者の立場に立った提案を行ってもらえます。加えて背景を明確化することで、サイトの課題を常に思い返して考えることができます。サイトの現状と課題を洗い出し、まとめておきましょう。

サイトリニューアルの背景としては「思ったように問い合わせが増えない」「デザインが古い」「コンテンツが増えすぎて整理ができない」「外注費が嵩む」など、さまざまなものがあります。予算の関係などで一気にリニューアルを行うことが難しい場合は、優先順位も記載しておきましょう。リニューアル対象となるページも明確になっていると、制作会社との打ち合わせがスムーズに進みます。

2. リニューアルの目的

要件定義ではリニューアルの目的も大切です。
目的を明確にしておくことで、制作段階で認識のズレを防げます。リニューアル目的の例としては「問い合わせを増やせる導線設計」「流行のデザインを取り入れてユーザーの興味を引く」「コンテンツを整理してユーザーが情報を見つけやすいサイトにする」「外注費を削減する」などがあります。

また、先述したようにリニューアルの目的を設定する際は「ターゲット」「サイトの内容」「ユーザー体験」が重要です。誰に何を見せて、どんな行動をしてもらいたいのかをできるだけ具体的に設定しましょう。

特にターゲットはデザインやコンテンツの内容を決める際の判断材料になるため、しっかりした設定が必要です。「30代　女性」のように年齢と性別だけで括るのではなく、住んでいる地域や趣味、ライフスタイル、家族構成なども含めた「ペルソナ」の設定が大切です。

たとえば「ターゲットは30代女性。都内で一人暮らしをしている。普段デスクワークをしていて、運動する機会がないことを気にしている。気軽に通えて運動ができるジムを探している」など、細かな部分も設定しましょう。
ユーザーの目的も考えておくと、サイトがユーザーの目的を達成できるものになっているか、検討しやすくなります。

3. リニューアル後の目標

要件定義を行う際は、リニューアル後の目標も決めておきます。目標は「目的を達成するための具体的な数値」であり、明確になっていることで目的達成の判断材料になります。

目標を設定する際には「KGI（Key Goal Indicator）」と「KPI（Key Performance Indicator）」を設定しましょう。KGIとは重要目標達成指標を指し、KGIを達成することがイコール目的の達成です。

一方、KPIは重要業績評価指標と訳され、KGIを達成するまでの中間目標となります。サイトリニューアルでは、KPIを達成していくことで、最終的にKGIを達成するような目標設定をする必要があります。これらを設定することで、リニューアル後の成果を評価しやすくなります。

KGIとKPIを設定する際には「SMARTの法則」に則りましょう。SMARTの法則とは、

• Specific（具体的かつ明確であること。人によって認識が変わることがない）
• Measurable（数値などで明確に計測ができる）
• Achievable（現実的で達成可能であること。達成が簡単すぎても良くない）
• Relevant（KPIとKGIの関連性。KPIを達成すればKGIが達成できるようにする）
• Time-bound（達成の期限を明確にする）

上記5つのことです。

たとえば「問い合わせを3月31日までに50件増やす」というKGIを設定した場合、KPIは「3月30日までに5,000PV」「直帰率30％以下」「ユニークユーザー数800人」など複数の目標を設定します。

4. リニューアル後の施策

リニューアル後の施策も、サイトのコンセプトを伝える上で大切な要素です。自社で考えている施策を伝えることで、施策に効果的な機能や運用を提案してくれる制作会社もあります。

たとえば「問い合わせ増加のために、コンテンツマーケティングを行いたい」と伝えれば「頻繁にコンテンツを発信するなら、自社で更新が行えるようにCMSを導入すると良い」などの提案をしてくれます。特にリニューアル後の運用を考えた提案をしてくれる制作会社は信頼できるでしょう。

要件定義の際に的確に伝えられるよう、事前に行いたい施策を整理してまとめておきましょう。

リニューアルの予算・スケジュール

リニューアルの予算やスケジュールも事前に決めておきましょう。サイトリニューアルにかかる費用やスケジュールは、サイトの種類や規模、コンテンツの内容によって違います。必要な費用やかかる期間をあらかじめ把握しておくことで、リニューアルで行う施策や導入する機能などを確定しやすくなります。

サイトリニューアルを外注する場合は、ディレクション費、デザイン費、動作確認費など、さまざまな費用がかかります。かかる費用を細かく書き出して予算を考えましょう。予算を伝えると、予算内でできることを提案してくれる制作会社もあります。

また、スケジュールは公開日から逆算して考えます。ただしリニューアル直後はトラブルが起こりやすいため、納品日と公開日は別に考え、余裕日数を設定しましょう。もしタイトなスケジュールでリニューアルを行う場合には、まず小規模でリリースを行い、徐々に拡張していく方法もあります。こうした対応をしてくれる制作会社を探しましょう。

リニューアルに必要となる費用について、詳しく知りたい方は、下記URLよりご覧ください。
【最新版】ホームページ作成・リニューアル費用徹底解説！

実装したい機能

実装したい機能も事前に決めておきたい項目です。課題を解決するために必要な機能を考え、まとめていきましょう。

当然ですが、機能の追加やオリジナル機能の開発を行うには費用がかかります。予算内に収まるよう配慮しつつ、必要な機能を考えましょう。もし適した機能やツールが決められない場合は、制作会社に相談するのもひとつの方法です。

なお、リニューアル前と別のツールを利用したい場合は、データ移管が必要になることもあります。

サイトの構成（サイトマップ）

要件定義では、サイト構成も決めておきましょう。サイト構成を明確にしておくことで、サイトの全体像を把握しやすくなります。リニューアルしないページも含めて、全体の構成を考えましょう。

サイト構成を考えるには「サイトマップ」の作成をおすすめします。サイトマップとはサイト全体の構成を図式化したもので、トップページを最上層として、その下に各ページが連なるような形にします。

たとえばトップページの下には会社概要やサービス内容、さらに会社概要の下に代表者挨拶など、課題を解決するためのコンテンツを並べていきましょう。コンテンツの役割を意識して、不要なページを削除したり、似たページをまとめたりして、ユーザーが使いやすいようにページを整理します。どのようなサイトを作るかにもよりますが、SEO対策も意識すると、リニューアル後の成果につながりやすいです。

サイトマップを作成しておくと、制作会社との打ち合わせがスムーズに進みます。場合によっては制作会社からサイトマップを提案してもらえることもあります。

サイト構成の作成手順や意識すべき部分、効果的なサイト構成やページ構成について詳しく知りたい方は、下記記事よりご覧ください。
ホームページ構成の制作手順。メリットや事例、ページ構成も紹介

運用方針

リニューアル前に、リニューアル後の運用方針も決めておきましょう。運用方針によって導入するシステムも変わりますし、運用後の担当範囲を明確にしておくことで、リニューアル後のトラブルも防げます。

たとえば、運用やコンテンツの作成を自社で行う場合には、自社内でコンテンツを作成し運用できる環境を整える必要があります。運用担当者のWeb知識レベルによっては、CMSを導入してコンテンツの作成をしやすくするなどの配慮が必要です。運用担当者や運用体制なども明確にしておきましょう。

また作業ごとに担当を明確にしておけば、同じ作業をしてしまう、もしくはどちらも作業をしていないという状況も防げます。特にサーバーやドメインといったインフラ環境の管理が明確になっていないと、サイトが表示されなくなるなどのトラブルも考えられるため、注意が必要です。

サイト運用担当者がWebの知識がなくても、CMSを導入することでWebサイトを運用していくことが簡単になります。CMSを導入するとどのように運用しやすくなるのか詳しく知りたい方は、下記記事よりご覧ください。
CMS導入で変わる！具体的な導入方法とサイトの運用効果を上げる秘策をご紹介

失敗しないためのサイトリニューアル要件定義のポイント

サイトリニューアルは、要件定義の段階で内容がほぼ確定します。そのため周囲の意見を聞いたり、制作会社とコミュニケーションをとったりして、誰もが納得できる要件定義にすることが重要です。ここからはサイトリニューアル時の要件定義のポイントをご紹介します。

社内外から意見を聞く

要件定義の際には社内外の両方から意見を聞きましょう。プロジェクトメンバーだけでなく、他部署や顧客などからの意見も聞くことで、客観的な課題が見えてくることもあります。

当事者のみの意見では、どうしても主観に偏ってしまいます。
たとえば「サイトでの売上が少ない」という課題に対して「写真や紹介文などに魅力がない」「購入に至るまでの情報が少ない」と考えていたら、実際は「購入の仕方がよくわからない」「利用したい支払方法がない」など、別の課題が足かせになっている場合があります。そのため、実際に利用するユーザーや、一見かかわりのない第三者の意見が重要になります。

仮にデータを用いて分析するとしても、人が分析する以上バイアスがかかるため、主観をゼロにはできません。さまざまな意見を募って冷静にサイトの課題を見つけ出し、対策を考えることが重要です。

上層部を巻き込んで進める

要件定義を行う際には、上層部を巻き込みましょう。要件定義の段階で上層部を巻き込んでおかないと、のちに余計なコストがかかる場合があります。

多くの企業では、サイトリニューアルの作業や手続きなどは担当者が行い、最終決定権は上層部が持っているというスタイルだと思います。担当者レベルで完成間際まで進めてしまうと、上層部に確認をした際に上層部のイメージと違っていたということになりかねません。この場合、下手をすれば最初から作り直しになり、余計なコストや時間がかかってしまいます。

要件定義の段階で上層部を巻き込み、イメージをすり合わせてから制作を開始すれば、あとから大幅な変更や修正が入ることは少ないでしょう。要件定義の打ち合わせから上層部に参加してもらい、方向性などを逐一確認しながらリニューアルを進めましょう。

制作会社とコミュニケーションを取る

サイトリニューアルの際は、制作会社と綿密なコミュニケーションを取ることが重要です。

自社と制作会社で認識のズレが発生すると、のちに大幅な仕様変更となってコストや時間が余計にかかる場合があります。制作会社と密にコミュニケーションを取り、少しでも疑問や不安を感じたら制作会社の担当者に確認するなど、認識が一致するようにすり合わせを行いましょう。

意識したいのは、あくまで自社側に意思決定権があるということです。要件定義書を作成するのは基本的に制作会社ですし、経験や知識も制作会社の方が豊富です。しかし、すべてを制作会社に任せきりにしていると、イメージと違うものになってしまう可能性もあります。

また要件定義書を作成する段階のヒアリングによって、気付かなかったニーズを発見することもあります。RFPで提供する情報を基盤にし、その後のコミュニケーションで最適なリニューアルを探っていきましょう。

要件定義だけに限らず、サイトリニューアルを進めていくうえで、制作会社とコミュニケーションをしっかり取ることがサイトリニューアルを成功させるためにとても大切なことです。制作会社を選定するポイントや注意点などを詳しく知りたい方は、下記記事よりご覧ください。
失敗しない！ホームページ制作会社の選び方

リニューアル後のサイト運用を楽にするならCMSがおすすめ！  

サイトリニューアルは、リニューアル完了がゴールではなく、その後の運用によって効果が発揮されます。そのため、要件定義の段階からリニューアル後の運用を見据えた計画が重要です。

現状のサイト課題の中で、「更新・修正を外注しており、時間コストがかかる」「最新の情報発信を行うことが難しい」「サイト運用が怠っている」などのサイト運用に課題を抱えている場合、簡単にWebサイトの更新ができるCMSがおすすめです。

株式会社シフトが開発したCMSは、Webの知識があまりない方でも簡単に操作でき、パッケージCMSの特徴を持ちながらも、機能のカスタマイズやオリジナル機能の実装など柔軟に対応することができます。お客様へのヒアリングを丁寧に行い、要件定義からしっかりサポートしますので、お気軽にご相談ください。
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まとめ

要件定義はサイトリニューアルの基礎となる部分であり、制作会社と協力しながら作成することが大切です。特に制作会社と認識が一致すること、目的や課題に即した要件を設定することは要件定義において重要な部分になります。

的確な要件定義で、課題を解決できるサイトリニューアルを行いましょう。自社で難しい場合には、制作会社に相談するとアドバイスをくれるでしょう。