はじめに

Webサイト制作やシステム開発を依頼する際に利用される「RFP」は、質の良い提案をしてもらうために必要な資料とされています。RFPを作成することで、発注側は自社の課題や必要要件を整理でき、制作会社とも共通の認識を作りやすいメリットがあります。

ただ、RFPは網羅性や具体性が必要とされており、内容が薄かったり、曖昧だったりすると、かえって制作会社を混乱させてしまいます。そのため、記載する内容や書き方が非常に重要です。本記事では、RFPの構成や書き方、注意点などをご紹介します。

Webサイトの制作やリニューアルに向けてRFPを作りたいけれど、「どのようにまとめればいいかわからない」、「資料を一から作るのが大変」といった課題も少なくないと思います。シフトではそのまま利用できるRFPのテンプレート資料を提供しております。制作会社からより的確な提案を引き出すためにも、RFPテンプレートをぜひご活用ください。

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RFPとは

RFPとは「Request for Proposal」の略で「提案依頼書」を指します。企業がWebサイトの制作やシステム開発を行う際に、具体的な要件を提示して制作会社などに提案を要求する書類です。制作会社側はRFPに基づいた提案を行い、発注側は提案内容を見て実際に依頼する制作会社を決定します。

RFPには「業務内容」「必要機能」「運用要求」「予算」「納期」が明示されるのが一般的です。

RFPを作成する主な目的

RFPを作成する主な目的は、発注側と受注側で情報を共有することです。明確な情報を共有することで、認識の齟齬をなくして、最適な提案ができるようになります。

Webサイト作成やシステム開発では、確認やすり合わせ不足によって、希望と違うものができてしまう例が少なくありません。DXが盛んになってから、システム開発・導入を行う企業は増えていますが、コミュニケーション不足で制作会社との認識共有がうまくいかず、開発を断念した例が多くあります。特に大手企業ではシステムが大きくなる分、開発中止によって億単位の損失を計上している企業も珍しくありません。

RFPを作成して、要件をしっかりすり合わせることで、受注側は要件に沿った提案ができるようになり、開発や導入をスムーズに進められます。

RFIとの違い

RFPと似たものに「RFI」があります。RFIとは「Request for Information」の略で「情報提供依頼書」「情報要求書」と訳されます。

RFPとの大きな違いは「要求する情報」です。RFPでは「Webサイトやシステム提案に必要な情報」を記載し、実際に提案をもらいますが、RFIで要求するのは、会社情報や製品情報、持っている技術など「企業の基礎情報」です。特にホームページやパンフレットなどで公開されていない内部情報を収集するのに便利です。

発注側は、RFIの情報で企業を選定し、選定した企業に対してRFPで提案を要求します。RFIは、RFPの前準備に必要な書類といえます。

RFIについても詳しく説明しています。RFIを活用したいという方は下記からご覧ください。

RFIとは？ベンダーから的確な回答を引き出すためのポイント

RFPは誰が作成するのか

RFPを作成するのは、発注者側です。具体的には、発注側のシステム部が、経営陣や業務担当者にヒアリングを行って作成します。Webサイト制作やシステム開発時は複数の部署から担当者を出してプロジェクトチームを作ることが多いため、プロジェクトマネージャーやメンバーなどが聞き取りを行うこともあります。

ヒアリングは、主に以下の点についてです。

• 制作・開発・導入の概要や目的
• 必要な機能
• 現状の課題
• 保証要件（システム品質保証基準・セキュリティなど）
• 予算
• 納期
• 契約事項
• 調達方法

作成したRFPはプロジェクトチームで共有し、メンバー内で作成・確認を行いましょう。

RFP作成のメリット

RFPは要件を明確にすることで、齟齬をなくしたり、制作会社を比較しやすくなったりとさまざまなメリットがあります。ここからは、RFPを作成するメリットをご紹介します。

制作会社側との認識のズレを防ぐことができる

RFPを作成すると、制作会社側との認識のズレを防げます。

Webサイト制作やシステム開発が失敗する大きな要因は「発注側と制作会社側の認識のズレ」です。発注側がイメージしていた内容を正確に制作会社に伝えられず、制作会社が勘違いしたまま制作を進めてしまう例は多くあります。この状態になると、不要なコストをかけて修正する必要が出てきてしまいます。

自社の求めるものをRFPで明確にし、制作会社に共有することで、制作会社に正確な要望が伝わります。また文書にすることで、経営陣にも承諾が取りやすくなる上、伝え忘れなどのトラブルも未然に防ぐことが可能です。

具体的な要件や要望が制作会社に正確に伝われば、良い提案を受けられる可能性も高まります。

複数の提案を同じ評価基準で比較できる

RFPは複数の提案を同じ評価基準で比較できます。RFPは、同じものを複数の制作会社に配布するため、制作会社はどこも同じ内容で提案を行うことになります。結果的に提案のブレが少なくなり、各社の提案力やスキル、デザインなどを、同じ基準で比較検討することが可能です。

仮に各社の提案でスケジュールや予算に大きな乖離が発生していたら、自社の作成したRFPが十分な要件を記載できていない可能性があります。この場合は、予算やスケジュールを再検討しましょう。

またRFPでは、制作会社の「説明力」も分かります。もし、自社にWeb制作やシステム開発の知識が不足している場合には、専門的な用語を分かりやすく説明してくれる制作会社が望ましいです。提案書から、自社に不足している知識を学ぶこともできます。

自社を客観的に見直すことができる

RFPの作成は、自社を客観的に見直すことにもつながります。RFPの作成では、自社が抱えている課題などを明文化して伝えなければなりません。そのためには、客観的な立場から自社を見直すことが重要です。

自社の目指す姿をイメージし、そこに行くためには、どうすれば良いのかをゼロベースで考えながら、自社の課題を掘り下げていきましょう。経営陣や現場の社員にヒアリングを行うのも効果的です。

自社の課題が明確になると要件定義もしやすくなり、結果的にRFPの作成を効率的に進められます。

RFPの作成～契約までの流れ

RFPを作成する際は、社内でプロジェクトチームを立ち上げます。次に課題を明確化して解決策を立て、RFPを提出する制作会社を絞り込み、提案を受けて契約に至る流れです。

ここではRFPの作成の準備段階から、契約に至るまでの流れを詳しくご紹介します。

1. プロジェクトチームの編成

まずは社内でプロジェクトチームを編成します。プロジェクトのゴールを決めて、達成のために適した人材をプロジェクトマネージャーに据えましょう。メンバーは各部署から集めるようにすると、部署ごとの要望を汲み取りやすく、導入時のミスマッチを減らせます。

またメンバーを集めたら、それぞれの役割を明確にすることも大切です。役割を明確にすることで当事者意識が生まれます。加えて、コミュニケーションが円滑になるよう環境を整え、情報を共有できるようにしましょう。

2. 現状課題の把握と目的の明確化

次に、現状の課題を把握し、目的を明確にします。現状の課題と目的がチーム内で一致していないと、要件がまとまりません。プロジェクトを行う目的、目的達成のために解決しなければならない課題を、メンバーで話し合い、共有しましょう。

現状把握では、現状のWebサイトやシステムへの不満、現場や経営で起きている問題などをヒアリングして、リアルな声を集めましょう。ヒアリングを行う人物は、現場や経営のキーマンとなる人が好ましいです。現状把握が正確にできないと、導入後に問題が起こることがあるため、現状把握は念入りに行いましょう。

また、目的は明文化することが大切です。プロジェクトチームは立場もスキルも違う人材が集まるため、目的がぼんやりしていると、解釈によって見方が変わってきます。明文化して、誰でも同じ意識を持てるようにすることが大切です。

各部署の課題を洗い出せば、解決策も見えてきます。

3. 解決策の設計

課題が把握出来たら、具体的な解決策を考えます。課題をリストアップして優先順位を設定し、解決策を提示して実現可能か、現場で使いこなせるかを精査します。課題解決のためのWebサイトやシステムの活用法、使用者、他部署との連携、社内教育など、解決策を実行する上で必要となるリソースを考えながら、具体的に施策を打ち出していきます。

このときに大切なことは「導入の目的」を意識することです。「導入して問題が解決するか」ではなく「導入して問題を解決したら、目的は達成できるのか」を考えましょう。場合によっては、Webサイトやシステムがなくても目的が達成できるかもしれません。導入を前提にするのではなく、広い視点で解決策を考えることが大切です。

またWebサイト制作やシステム開発による解決を目指す場合、それらの運用を行わなければなりません。もし知識不足で運用が難しいと思う場合は、外注も検討しましょう。解決策の段階で外注する範囲を決めておくと、依頼の際にスムーズに話が進みます。

4. 制作会社の情報収集と選定

解決策を出したら、制作会社の情報収集と選定を行います。まずは候補となりそうな制作会社をできるだけリストアップし、そこから実際の製品を見ながら、自社に合いそうな企業を絞り込んでいきます。リストアップは50社程度で、そこから10社程度まで絞り込みましょう。

絞り込みを行ったら、RFIを発行して、より詳しい情報収集をします。面談を行って、制作会社の実績やスキルを聞き出すのも良いでしょう。

ここからさらに、RFPを提出する制作会社を選びます。制作会社は、多くても４社までにしましょう。提案が多すぎると、提案書を読み込む時間が膨大になり、正確な評価が難しくなります。

RFIを通して、的確に必要な情報を引き出すためにはいくつかのポイントがあります。

RFIをこれから作成する方や詳細を知りたい方は、下記からご覧ください。

RFIとは？ベンダーから的確な回答を引き出すためのポイント

5. RFPの作成・提出

RFPを提出する制作会社が決まったら、RFPを作成して各社に提出します。社外の人間でも分かるよう、シンプルに分かりやすくまとめていきます。

同時に、提案の評価基準も決めておきましょう。評価基準を明確にしておくことで、選考がやりやすくなるだけでなく、制作会社側の提案もより的確になります。

RFPに必要な構成は後述しますが、難しい場合には配布されているテンプレートを利用しましょう。

RFPを初めて作成する方に向けて、そのまま使用できるRFPのテンプレートをご用意しています。

下記ページからご活用ください。

そのまま使える！Webサイト構築のためのRFPテンプレート

6. 各社からの提案書・見積書を受領、契約社の選定

RFPを提出すると、各制作会社から提案書や見積書を受領します。この際、RFPを受け取った制作会社から質問をされることもあります。その都度回答し、全社に共有しましょう。

企業向けに説明会を開催して、各社からの質問に直接答える場所を設けるのもひとつの方法です。また、必要ならプレゼンテーション形式で提案を依頼し、担当者の人物像やスキルなどを見極めるのも良いでしょう。

提案書を受領したら、事前に設定した評価基準に基づいて評価を行います。評価基準は項目ごとに点数をつけて数値化しましょう。数値化することで客観的な評価が可能になり、優れた企業も明確にできます。

7. 契約社決定

提案書などを確認して依頼する制作会社を選定したら、契約を結びます。調整が必要な場合には、打ち合わせを行って、細かい部分のすり合わせを行いましょう。RFPの内容では制作に不十分な可能性もあるため、制作に入る前に、念入りなイメージ共有を行うことが大切です。

契約書を交わして、お互いに契約に同意したあとは、具体的な制作の準備を行います。制作会社に丸投げするのではなく、積極的に制作に関わって、自社の想像するものと合っているかを随時確認しましょう。

RFPの構成

では、RFPには具体的にどのような項目が必要なのでしょうか。ここからは、RFPを構成する要素について、詳しくご紹介します。あくまで一例のため、他にも制作会社が提案に必要だと思われる情報があれば、追加していきましょう。

概要

プロジェクト全体の概要はRFPの基本的な要素です。記載すべき内容は以下です。

• 会社概要（会社名、従業員数、所在地、事業内容など）
• 制作や導入の目的・背景（なぜ制作・導入を行うのか）
• 現在抱えている課題（解決すべき社内の課題）
• 目指しているゴール
• 予算
• スケジュール
• 依頼範囲
• （あれば）現行のシステムや利用機器
• 運用体制

概要は公開できる範囲で詳細に記載しましょう。言葉で説明しにくい場合は、図表なども利用すると、制作会社側に意図が伝わりやすくなります。

提案依頼内容

提案依頼内容は、RFPのメインとなる部分です。制作するWebサイトやシステムについて、盛り込んでほしい内容を記載します。制作会社は、この内容に応える提案書を作成します。

以下に、必要な主な項目を記載します。

• 提案依頼概要（依頼したい内容を簡単に）
• 機能要件（必要な機能）
• 非機能要件（機能以外で必要な要件）
• 数値目標と背景（制作によって達成したい数値目標と期限、背景）
• 言語（制作で利用するプログラミング言語など）
• プロジェクト体制（制作における組織図）
• プロジェクトの進め方（連絡手段や報告期限など）
• 運用・保守内容（制作後のメンテナンスや保守管理について）
• インフラ要件（サーバー環境やシステム、ソフトなど）
• 納品条件（納品物や貸与物の一覧）
• 制作実績（これまでの実績）
• ターゲット

数値目標と背景を記載する場合は、自社環境や課題、経営的背景などを一緒に記載しましょう。具体的なターゲットがいる場合には、ペルソナを設定して提示します。これらを行うことで、制作会社側も具体的なイメージがしやすくなります。また現状利用しているインフラ環境を記載することで、新しいシステムとの違いも分かるようになるでしょう。

提案内容依頼は、もっと詳細な開発条件などを記載する場合もあります。制作後に研修を行う必要性がある、UIにこだわりたいなどの条件がある場合には、それらも記載しましょう。

制作会社が提案書を制作しやすいように、資料を揃えるのも効果的です。例えば、現行システムの構成を図で示した資料があれば、制作会社側が直感的に現行システムを理解できますし、機能要件や非機能要件の一覧をチェックシート様式で渡しておけば、制作会社側は可能な要件にチェックを入れて回答ができます。発注側としても、同様の回答シートになることで比較検討がしやすくなります。

「制作会社が適切な提案書を作成できるか」を確認しながら、必要な項目を記載していきましょう。

選考について

選考のために必要な項目もRFPに記載しましょう。主に必要な項目は以下です。

• 選考スケジュール（提出締切、結果連絡日）
• 選考に必要な書類（提案概要、制作フロー、見積書など）
• 評価基準（評価で重要視する点、採点方法）
• 問い合わせ先（担当者の氏名、連絡先、対応可能時間など）

RFP提出のあとに説明会を行う場合には説明会の日時、プレゼンテーションを行う場合はプレゼンテーションの日時も記載しましょう。

またRFPを見た制作会社からは、担当者宛てに質問が来る場合もあります。質問に受付期限がある場合は期限を記載しましょう。質問には「〇日以内に返答」など、自社の回答期限も記載しておくと、制作会社側も安心できます。

RFP作成時に気を付けるポイントや記入例など初めてRFPを作成する方でも作成しやすいテンプレートをご用意しています。下記ページからダウンロードしてご活用ください。

そのまま使える！Webサイト構築のためのRFPテンプレート

RFP作成時の注意点

ここまでお伝えしたように、RFPは制作会社に自社の要望を正確に伝えるために重要なものです。ただし、伝え方を間違えるとRFPは正常に機能しません。ここからはRFPを作成する際の注意点をご紹介します。

目的や課題、要望を具体的に伝える

RFPで最も大切なことは、目的や課題、要望を具体的かつ分かりやすく伝えることです。目的や課題、要望に認識のズレがあると、見積りにも影響を及ぼすため、大きなトラブルに発展しかねません。

例えば、エントリーフォームを設置する場合、会員を増やすことが目的であれば、できるだけ簡素なフォームにすることで、会員数を増やせます。ただ、ターゲットが企業であり、ビジネスとしての問い合わせが欲しい場合には、企業名や住所、担当者、内容などを詳細に記載できるエントリーフォームが必要です。

また機能だけでなく、セキュリティやサポートなど、制作会社に求める要件はすべて書き出しましょう。ただし、要件に一貫性がないと制作会社が混乱してしまうため、要件に一貫性があることが大切です。例えば、主な顧客が日本国内で、海外を視野に入れていない場合、海外向けの機能は必要ありません。しかし「多言語機能」などの要件を入れてしまうと、制作会社には「ターゲットは海外も含まれているのかな？」という疑問が生まれ、多言語機能を搭載するとして見積金額が跳ね上がる可能性も考えられます。

加えて「無理難題」も、制作会社としては困る内容です。例えば「絶対に情報漏洩しないシステム」は、どんなに防止策を張り巡らせたとしても、現状の技術では制作不可能です。もちろん、制作会社側で保持する技術を使って可能な限りの対策は行えますが、情報漏洩の可能性を0％にはできません。

こうした無理難題は、発注側の無知によって起こります。IT知識に乏しいと制作会社に制作を任せきりになりがちですし、制作会社側もうまくニーズを引き出せず、お互いのストレスの原因になります。技術的な面で分からないことがあれば、制作会社に相談するなどして、RFPの作成を手助けしてもらいましょう。

曖昧な表現はないか、一貫性はあるか、無理難題を記載していないか、チェックすることが大切です。

追加の要件は極力避ける

RFPを各社に提出したあと、追加で要件を出すことは極力避けましょう。追加要件を出すと、人員配置やスケジュールの見直し、再見積もりなどが発生し、当初のスケジュールより遅れる可能性がありますし、追加要件分の費用も発生します。制作会社側としては無駄な時間を使わされることになるため、信頼関係も失われるかもしれません。

中には、1000近くの追加要件を提示して当初の予定通りにスケジュールが進まず、プロジェクトが失敗したとして、制作会社側から発注元が訴えられた事例もあります。この裁判では、結果的に発注側に非があるとされて、億単位の損害賠償支払いを命じられています。システム開発・導入失敗の裁判では、発注側は「協力義務を怠っていないか」に焦点があてられるため、制作会社側の立場を理解し、制作しやすいように協力することが大切です。

自社側としても追加要件は再度RFPを作成し直すなどの手間がかかるため、提出の前に抜け漏れがないか、複数名で確認しましょう。もし追加要件が発生しそうなプロジェクトであれば、事前に追加要件について必要な費用やスケジュール調整などを相談しておき、契約に盛り込みましょう。

関係する各部署と連携して作成する

RFPは関連部署と連携して作成しましょう。Webサイトの制作・リニューアルでは社内システムと連携を行う場合もあるため、システムを管理する部署の要望も大切になってきます。一部署の独断ではなく「関連する可能性があるすべての部署」と協力して、ヒアリングや確認を行い、制作を進める必要があります。実際の現場フローやITに関する現場の理解度が分からないと、利用しやすいシステムは作れません。専門知識がなくても使いこなせるシステムを目指しましょう。

また、ヒアリングの際は経営陣、マーケティング部門、営業部門との連携も大切です。プロジェクトが企業利益にどうつながるのか説明し、経営陣の理解を得ておくことで、プロジェクトが進めやすくなります。マーケティング部門からは顧客や市場のニーズを聞き出せますし、営業部門は営業活動を効率化するための課題を知っています。さまざまな部署と広く連携することで、自社の抱える課題、向かうべきゴールなどが見えてきます。

現状のWebサイトの分析や課題などRFPを作成前の段階でも、弊社シフトでは、経験豊富なディレクターが入念にヒアリングし、外部システムとの連携なども含めた貴社が実現したいサイトを提案させていただきます。

些細なことでもまずはお気軽にご相談ください。

まずは相談してみる

まとめ

RFPを作成することで、発注側も受注側も納得のいくWebサイト制作やシステム開発ができます。記載する際には可能な限り曖昧な表現をなくし、誰が読んでも分かりやすい内容で記載することが大切です。自社の目的や希望する内容が制作会社に正確に伝わることで、良い提案を得やすくなるでしょう。