はじめに

DXの促進などで、新しいシステムの開発やレガシーシステムの刷新を考える企業も増えています。システム開発は多くの場合、ベンダーと契約を結んで実施することになりますが「選ぶべきベンダーが分からない」「ベンダー選定のための情報収集の方法が分からない」「もっと詳しいベンダーの情報が知りたい」という人も多いと思います。

そんなときには「RFI」を活用しましょう。RFIとはベンダーに情報提供を依頼する文書です。RFIで情報収集を行うことで、自社と相性の良いベンダーを見つけやすくなります。本記事ではRFIのメリットや作成のポイントなどをご紹介します。

シフトでは自社開発パッケージCMS「SITEMANAGE」を使ったシステム開発からフルスクラッチ開発まで、ご要望に合わせたシステム開発が可能です。RFIでの情報提供や、システム要件・ご予算・納期に合わせた最善のご提案をさせていただきますので、まずはお気軽にご相談ください。
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RFIとは

RFIとはRequest For Informationの略で、日本語に訳すと「情報提供依頼書」と言います。

RFIには、ベンダーの基本情報や、技術・製品に関する情報などの提供を依頼する旨が掲載されます。RFIによって、発注側はサイトやカタログに掲載されていない、詳細な情報を知ることが可能です。

情報提供依頼書は、発注側の企業が複数のベンダーを検討する際に、各ベンダーに送付するのが基本です。ベンダーはRFIによって情報提供を行い、発注者はRFIを見てベンダーの情報を理解します。

RFIを作成する目的

RFIを作成するのは、より広くベンダーの情報を集めるためです。発注側はITの専門知識がないことも多く、サイトやカタログに掲載されている情報だけでは、ベンダーのことを理解できません。そこで、RFIでより深くベンダーの業務やスキル、製品について理解し、自社の要望を叶える力があるのかを判断します。

RFIの作成は基本的に情報収集が目的で、この段階でベンダーを選定することはありません。

RFP・RFQとの違い

RFIと似たものに「RFP」と「RFQ」があります。これらはすべて発注の前段階で利用されることは共通していますが、内容は異なります。ここからは、RFIと、RFP・RFQの違いをご説明します。

RFPとは

RFPとはRequest For Proposalの略で、日本語にすると「提案依頼書」を意味します。RFIはベンダーに基礎情報の提供を依頼するものでしたが、RFPにはベンダーに依頼したい内容が記載されています。

ベンダーはRFPによって発注側の要望を汲み取り、具体的な提案をします。発注側は提案された内容を見て、どのベンダーに依頼するかを決定します。RFIとの大きな違いは目的で、RFIが情報収集を目的とするのに対し、RFPはベンダーを選定することが目的です。

RFPの作成方法や作成する上での注意点などをご紹介している記事がございます。

また、RFPのテンプレートのご用意もございますので、作成する際にお役立てください。
⇒RFPテンプレートをダウンロードする

RFQとは

RFQとはRequest For Quotationの略で、日本語では「見積依頼書」のことを指します。発注側の希望する要件などを記載し、それに対しての見積書を要求します。

多くの場合はRFPと一緒に行われるため、RFQ単体で発行されることは少ないです。

RFIを作成する5つのメリット

主に情報収集のために活用されるRFIですが、前提としてベンダーの情報を知っておくことは多くのメリットがあります。ここからはRFIを作成する5つのメリットをご紹介します。

1．新鮮で詳細な情報を収集することができる

RFIは詳細、かつ最新の情報を収集できます。RFIで入手できる情報は、サイトやカタログに掲載されていないものや未発表のものなどもあります。依頼時点での最新情報が分かれば、今後のビジネスに活かすこともできるため、自社にとって大きなメリットになります。

また機能や費用、実績などの情報も詳細に記載されているため、自社の課題を解決できるベンダーかを判断しやすくなっています。

2．公平な選定ができる

RFIを作成することで、公平な選定が可能です。

RFIはすべてのベンダーに対して、同じフォーマットでの記載を依頼します。同一のフォーマットを使用することで、同じ基準で比較検討ができる上、公平に選定をしたことの証明にもなります。

3．簡易的なスクリーニングになる

RFIの作成は、簡易的なスクリーニングにもなります。基本的にRFIは情報収集が目的ではありますが、ベンダー選定の第一歩でもあります。RFIの情報で自社にとって不要な機能やシステムなどを早めに把握しておくことで、後のベンダーの選定が楽になるでしょう。

4．無駄なやりとりが減る

RFIを作成することで、無駄なやり取りを減らせます。一般的な情報収集を行う場合、サイトやカタログを見たり、ベンダーに問い合わせたりする必要がありますが、RFIなら同一のフォーマットで情報を比較できるため、そうした手間を減らせます。

欲しい情報が明確になっていることで、ベンダーも正確な回答が可能です。

5．資料として保存しやすい

RFIを作成すれば、資料として残すことができます。複数の製品が同一のフォーマットでまとめられているため、事業への活用もしやすいです。事業展開などの際に役立つでしょう。

RFIはここで使う！一般的なベンダー選定の流れ

RFIは、ベンダーの情報収集のために利用されます。どのタイミングでRFIを発行するのか理解するために、まずはベンダー選定の流れを知っておきましょう。

ここではベンダーのリストアップから記載をしますが、その前に自社の課題の整理やシステムへの要求を検討しておくことが大切です。

1．ベンダーリストアップ

まずは可能性のあるベンダーを、すべてリストアップしましょう。ここで大切なことは質より「量」を重視することです。とにかくこの段階では、要件に合うベンダーをひたすら調べられる限り挙げていきます。

2．情報提供依頼先リストアップ

リストアップした会社の中から、情報提供を依頼するベンダーを絞ります。リストの10%程度に絞り込むと良いでしょう。

絞り込みの際は、まずリストアップしたベンダーの製品などを「見える化」します。そこからより詳細な要件を設定して、要件に合うベンダーを選んでいきます。

3．RFIによる基本情報精査　←ここ！

絞り込んだベンダーに対してRFIを送付し、基本情報を精査します。精査の際には、機能や実績、売上、従業員数などを見て、自社にフィットしない要素がないかを確認しましょう。致命的な要素があるベンダーはここで候補から除き、さらに絞り込みます。

なお、この段階で確認するのはスペックのみのため、優先順位をつける必要はありません。

4．トライアル評価

次にデモ環境を利用してトライアルを行い、結果を評価します。この段階でもう一段階絞り込みましょう。

5．ベンダーとの面談とRFPによる提案依頼

トライアル評価のあとは、ベンダーと面談をし、RFPを送付するベンダーを決定します。5社程度さらに絞り込んでRFPを送付しましょう。

体制が組めなかったり、想定と大きく異なったりしたベンダーはRFPの送付先として見送ります。ここまでが一次評価となります。

6．提案評価（提案書）

ベンダーからの提案書を見て、評価を行います。「要求機能の充足度」「費用」「プロジェクト計画」「実績」が、主に評価すべき点です。これらを元にさらに絞り込みます。

7．提案評価（プレゼン）

選抜したベンダー3社程度からプレゼンテーションを受け、内容を評価します。主に「担当者」「実績の裏付け」「システムデモによる実際の動き」の3つを確認しましょう。特に担当者を見る際は、しっかりと顧客目線に立ち、要望のヒアリングも十分に行っているかを確認してみてください。そのような担当者がいる会社の方が発注後の進行もスムーズに進められます。

8．追加プレゼン・導入先面談

テーマを限定して2社程度に絞り、必要に応じて追加のプレゼンと面談を行います。特に両社で差が出る部分を評価対象としましょう。手段を選ばずに評価に差をつけることが大切です。

9．ベンダー最終選定

追加プレゼンと面談の内容から総合評価を行い、発注先を決定します。

シフトではRFIでの情報提供から、デモアカウントの発行、お見積り・ご提案、どの段階からでもご依頼いただけます。600以上の開発実績をもとにした最善のご提案から、システム開発・開発後もしっかりサポートさせていただきます。また、RFIがなくても問題なくご依頼いただけますので、まずはお気軽にご相談ください。
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RFIに必要な項目と求められる情報

RFIで的確な情報収集をするためには、いくつか必要とされる項目があります。ここからはRFIで必要とされる項目についてご紹介します。

趣旨・目的

RFIの作成において、趣旨や目的を示すことは重要です。なぜRFIを作成したのか、どのようなシステムを求めているのか、そのためにどんな情報が欲しいのかを記載しましょう。

趣旨や目的がベンダーに伝わらないと、ベンダーも的確な回答ができません。

自社情報と発注範囲

自社情報と発注範囲も必須と言える項目です。趣旨や目的と同じく、自社の事業や規模などをベンダーに把握してもらわなければ、的外れな回答が返ってくることになりかねません。会社概要や組織図などを記載して、自社の基本情報を知ってもらうとともに、検討しているシステムの業務範囲なども記載しましょう。

現状の課題とありたい姿

現状の課題とありたい姿も、RFIに不可欠な項目です。システム導入で解決したい現状の課題と、その課題を解決することによって実現できる自社の姿を記載しましょう。課題やなりたい姿をベンダーに知ってもらうことで、ベンダーも的確な回答がしやすくなり、よりよい提案を受けやすくなります。

これを記載するには、自社で現状の課題を把握しておく必要があります。RFIの作成前に、システムの現状や課題、対応方針などを調査し、記録しておきましょう。

システム要件

RFIには、システム要件も記載しましょう。必須で欲しい機能や予算、スケジュールなどの項目を用意します。

ただし、システム要件はなるべく簡潔に、必須の要件だけを書き出しましょう。RFIはあくまで情報収集が目的です。あまり詳細な要件を求めると、ベンダー側の負担となってしまいます。

相手企業の基本情報

RFIでは、ベンダーの基本情報も重要です。ベンダーの会社概要や売上、グループ会社などを記載する項目を作りましょう。

特にグループ会社や親会社・子会社といった資本関係の情報は、外部に公開されていないことがあります。現在は親会社がシステム開発を行い、保守管理を子会社が行うという形態も多いため、資本関係はしっかり把握するようにしましょう。

相手製品・サービスの基本情報

ベンダーの基本情報と共に、ベンダーの製品やサービスについても知る必要があります。製品の特長や実績、リリース時期、価格などを記載する項目を作りましょう。

必要であれば、開発インフラや基盤、提供形態、カスタマイズの可否、サポート体制など、詳細な項目も追加しましょう。

相手製品・サービスの機能要件

ベンダーの製品・サービスの機能もRFIで欲しい情報です。搭載されている機能やその機能によって解決できる問題などを記載してもらいます。

機能は特に比較要件になりやすい部分です。比較しやすいよう、ベンダーがシンプルに答えられるようなフォーマットにしましょう。

情報提供の形式

情報提供の形式もRFIに記載しておきましょう。様式は自社で作成したものをそのまま使ってもらうこともできますし、必要な項目だけあれば特に問わないとすることもできます。

また回答の期限や返送先などの情報も必要です。

ベンダーから的確な回答を引き出すための3つのポイント

RFIの作成で必要な項目をご紹介しましたが、RFIで的確な情報収集を行うためには、ただこれらの項目があれば良いわけではありません。ベンダー側からすると内容によってはRFIへの回答が非常に大変なものになることがあります。

的確な回答を得るには、ベンダーが回答しやすいRFIにすることが重要です。ここからはベンダー各社から的確な回答をもらうなるために、シフトがいちベンダー視点でRFI作成時に気を付けていただきたい3つのポイントについてご紹介します。

1．依頼の背景を明確にする

RFIの作成時には、依頼の背景を明確にすることが重要です。なぜなら、依頼の背景が明確になっていることで、ベンダーにシステムの活用方法が伝わりやすくなるためです。

例えば「システムの刷新」という手段しか記載がない場合、ベンダーは問題点を正確に把握できません。そのため、発注者が望んでいるものとは違う情報を提供される可能性があります。しかし「○○という問題点があり、そのためにシステムを刷新したい」という背景が分かれば、ベンダーは「自社が問題点を解決できる」と示すための情報を提供できます。

こうした背景は、先述した「現状の課題とありたい姿」の項目を利用して、明確に記載しましょう。

2．項目を細分化しすぎない

RFIでは、項目を細分化しすぎないことも大切です。項目を細分化しすぎると、ベンダーが回答する内容と達成したい事項との乖離が起き、希望の回答自体が得られない可能性が高くなります。なるべく簡潔に1週間～２週間程度で回答できる内容に留めましょう。

先述したように、RFIの目的は情報取集であって、ベンダーの選定ではありません。それを念頭に置いて作成しましょう。

3．回答しやすい質問内容にする

回答しやすい質問内容にすることも、RFI作成時のポイントです。曖昧な質問内容だと、ベンダーが回答できずに問い合わせなどの無駄な時間がかかってしまいます。明瞭かつシンプルな記載を心がけましょう。

また概算費用などの数字が欲しい場合には、利用ユーザー数や想定アクセス数、捻出可能な月額年額といった、概算見積りに必要な情報を提供します。具体的な数字を出すことで、ベンダー側も回答がしやすくなります。

価格をおさえてシステム開発するなら

ここまでご紹介してきたRFIはシステム開発時に作成されるものです。しかし、RFIの作成に始まるシステム開発は、ゼロから始めようとすると多大なコストと時間がかかります。それほどの時間をかけられない、予算が合わないという企業もあると思います。

そんな企業におすすめするのが、シフトのパーケージCMS「SITEMANAGE」です。SITEMANAGEなら、既存の機能を使用しつつ、必要最低限の開発で済むため、コストと時間を抑えたシステムが作れます。また機能などは後から追加も可能なので、最初はスモールスタートをして段階的に大きくしていくといった方法も可能です。

シフトは、Webサイト用のシステムだけでなく、業務システムも数多く手がけています。RFIの依頼も対応可能ですし、RFIがなくてもご質問はいつでも受付けております。お気軽にご相談ください。
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まとめ

RFIは自社がベンダーを知るのと当時に、ベンダーにも自社の求めるものを的確に知ってもらうために重要なものです。もちろん、作成前には自社内での問題の精査なども行っておかなければなりません。

良いRFIは、良いシステム開発の第一歩です。項目を十分に精査して、希望のシステム開発が行える会社情報を確認出来ているか、ベンダーからうまく情報を引き出せそうかチェックしながら作成しましょう。